Contratar um colaborador é um passo importante para qualquer empresa — e também um dos momentos em que mais erros acontecem. Uma contratação feita de forma incorreta pode gerar passivo trabalhista, multas e dores de cabeça que se arrastam por anos.
Na F Perrella, acompanhamos dezenas de empresas em São Paulo que enfrentam esse desafio: sabem que precisam contratar, mas não têm clareza sobre os documentos exigidos, os encargos envolvidos e as obrigações que surgem a partir do primeiro dia de vínculo. Este guia foi pensado exatamente para isso — dar a você um caminho claro, do ponto de vista contábil e fiscal, para fazer a contratação correta.
Qual modalidade de contratação faz sentido para o seu negócio?
Antes de qualquer passo prático, é fundamental entender as modalidades disponíveis. Cada uma tem implicações diferentes para o caixa e para a contabilidade da sua empresa.
Contratação CLT
É a modalidade mais comum e a que gera mais obrigações para o empregador. O colaborador passa a ter carteira assinada, com todos os direitos previstos na Consolidação das Leis do Trabalho: férias, 13º salário, FGTS, aviso prévio, entre outros.
Do ponto de vista fiscal, a empresa precisa recolher INSS patronal, FGTS, contribuições ao sistema S (Sesi, Senai, Sesc, Senac etc.) e, dependendo do enquadramento, o RAT (Risco Ambiental do Trabalho). Esses encargos podem representar entre 28% e 35% a mais sobre o salário bruto.
Contratação como Pessoa Jurídica (PJ)
Muito utilizada em serviços especializados, a contratação PJ envolve um contrato de prestação de serviços com uma empresa ou profissional autônomo. Não há vínculo empregatício — e, portanto, não incidem os encargos trabalhistas típicos da CLT.
Atenção: quando a relação com o PJ tem características de emprego (horário fixo, subordinação, exclusividade), o vínculo pode ser reconhecido pela Justiça do Trabalho. Isso é chamado de “pejotização” irregular e representa risco real para a empresa.
Contrato temporário
Previsto na Lei 6.019/1974, o contrato temporário é ideal para suprir demandas sazonais ou aumentos pontuais de trabalho. Pode ter duração de até 180 dias, prorrogável por mais 90. Normalmente é feito por meio de uma empresa de trabalho temporário, que responde pelas obrigações trabalhistas.
Contrato de experiência
Tecnicamente é um contrato CLT, mas com prazo determinado de até 90 dias. Permite que o empregador avalie o colaborador antes de efetivá-lo. Se não for rescindido ao final do prazo, converte-se automaticamente em contrato por prazo indeterminado.
Documentação obrigatória para contratar um colaborador legalmente
A contratação CLT exige uma série de documentos que precisam ser coletados antes do início das atividades. Veja o que é essencial:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) — física ou digital
- CPF e RG (ou documento oficial com foto)
- PIS/PASEP
- Comprovante de residência atualizado
- Certidão de nascimento ou casamento
- Certidão de nascimento dos filhos (até 14 anos, para salário-família)
- Título de eleitor
- Certificado de reservista (homens)
- Exame admissional realizado por médico do trabalho
- Ficha de registro de empregado preenchida e assinada
Além disso, a empresa deve assinar o contrato de trabalho formalizando cargo, salário, jornada e demais condições. Esse documento protege ambas as partes em caso de eventual disputa judicial.
Processo de contratação CLT: passo a passo
Com os documentos em mãos, o processo segue uma sequência que envolve tanto o RH quanto a contabilidade da empresa. Entender cada etapa evita falhas e garante conformidade legal.
1. Cadastro no eSocial
Toda admissão deve ser comunicada ao governo federal pelo eSocial antes do início das atividades do colaborador. O evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo) precisa ser transmitido com os dados completos do empregado e do contrato.
O prazo é claro: o registro deve ocorrer antes do primeiro dia de trabalho. Qualquer atraso pode gerar autuação na fiscalização trabalhista.
2. Registro na Carteira de Trabalho
Com o eSocial, o registro na CTPS digital é feito automaticamente. Para a carteira física (ainda em uso em alguns casos), o empregador tem 48 horas para fazer as anotações obrigatórias: data de admissão, cargo e salário.
3. CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
Integrado ao eSocial desde 2020, o CAGED é alimentado automaticamente quando os eventos de admissão são transmitidos corretamente. Ele serve ao Ministério do Trabalho para monitorar o mercado formal de trabalho.
4. Abertura da conta vinculada ao FGTS
A Caixa Econômica Federal abre automaticamente a conta do FGTS quando a empresa faz o primeiro recolhimento para aquele colaborador. O depósito mensal equivale a 8% do salário bruto (ou 2% para aprendizes).
Qual é o custo real de contratar um colaborador?
Essa é a pergunta que todo empresário deveria fazer antes de assinar um contrato. O salário nominal é apenas uma parte do custo total. Veja os encargos que incidem sobre a folha de pagamento:
Encargos mensais sobre o salário bruto
- INSS patronal: 20% (empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real)
- RAT (acidentário): 1%, 2% ou 3%, conforme o risco da atividade
- Sistema S: entre 3,1% e 5,8%, conforme o segmento
- FGTS: 8% do salário bruto
Para empresas optantes pelo Simples Nacional, o recolhimento previdenciário patronal está incluído no DAS em muitos casos — mas isso varia conforme o anexo em que a empresa se enquadra.
Provisões obrigatórias
Além dos encargos mensais, a empresa precisa provisionar mensalmente os custos de 13º salário (8,33% do salário) e férias + 1/3 constitucional (11,11% do salário). Na prática, essas provisões representam quase um salário extra por ano.
Benefícios obrigatórios e opcionais
Vale-transporte é obrigatório para quem utiliza transporte público. O vale-alimentação ou refeição é amplamente adotado por convenções coletivas de trabalho e, em muitas categorias, tornou-se obrigação indireta.
Plano de saúde, seguro de vida e outros benefícios são opcionais, mas impactam diretamente na atração e retenção de talentos — e têm tratamento fiscal específico que merece atenção.
Na prática, o que observamos na F Perrella é que a maioria dos empresários subestima o custo real de uma contratação. Quando somamos salário, encargos, provisões e benefícios, o custo total para a empresa pode chegar facilmente a 1,8 ou até 2 vezes o valor do salário bruto. Fazer essa conta antes de contratar é o que separa uma decisão estratégica de uma surpresa no final do mês.
Obrigações contábeis e fiscais após a contratação
Contratar é o início — e não o fim — das obrigações. A partir do primeiro colaborador registrado, a empresa passa a ter uma série de responsabilidades mensais e anuais que precisam ser cumpridas rigorosamente.
Obrigações mensais
- Folha de pagamento: deve ser processada até o 5º dia útil do mês subsequente
- FGTS: recolhimento até o dia 20 de cada mês (ou próximo dia útil)
- INSS: recolhimento via GPS ou integrado ao eSocial/DCTFWeb
- IRRF sobre salários: conforme tabela progressiva, quando aplicável
- eSocial: envio dos eventos periódicos (remuneração, afastamentos etc.)
Obrigações anuais
- Informe de Rendimentos: deve ser entregue a cada colaborador até o último dia útil de fevereiro
- 13º salário: primeira parcela até 30 de novembro; segunda parcela até 20 de dezembro
- Férias: devem ser concedidas dentro do período concessivo (12 meses após o período aquisitivo), com aviso prévio de 30 dias
Registro contábil da folha de pagamento
Do ponto de vista contábil, a folha de pagamento precisa ser lançada corretamente nos livros da empresa. Os salários brutos são contabilizados como despesa, enquanto as retenções (INSS do empregado, IRRF) figuram como passivo a recolher. Os encargos patronais (INSS patronal, FGTS) são despesas adicionais com provisão mensal.
Esse registro impacta diretamente no resultado da empresa e, por consequência, na apuração dos tributos sobre o lucro. Uma contabilidade bem estruturada permite que esses custos sejam deduzidos corretamente, evitando pagamento de impostos a maior.
Checklist contábil e fiscal completo para a contratação
Para facilitar o controle, reunimos os principais pontos que precisam ser verificados em toda nova contratação CLT:
- ☑ Documentos do colaborador coletados e arquivados
- ☑ Exame admissional realizado e laudo arquivado
- ☑ Contrato de trabalho assinado por ambas as partes
- ☑ Ficha de registro de empregado preenchida
- ☑ Evento S-2200 transmitido no eSocial antes do início das atividades
- ☑ Registro na CTPS realizado dentro do prazo
- ☑ Conta de vale-transporte solicitada ou declaração de dispensa assinada
- ☑ Inclusão no plano de saúde (se aplicável), com observância do prazo da operadora
- ☑ Configuração na folha de pagamento com todos os dados corretos
- ☑ Verificação das alíquotas de INSS, FGTS e RAT aplicáveis
- ☑ Provisões de 13º e férias configuradas na contabilidade
- ☑ Confirmação do enquadramento sindical e data-base da categoria
Manter esse checklist atualizado — e fazer uma revisão a cada contratação — é uma forma simples de evitar problemas que custam muito mais caro para corrigir depois.
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